Dernière mise à jour : 2026-10-30
1. Qui est responsable de vos renseignements
PLEXIA Gestion immobilière gère des immeubles locatifs au Québec. La responsable de la protection des renseignements personnels est Imene Ben Romdhane. Pour toute question ou demande : confidentialite@plexiaimmo.ca.
2. Les renseignements que nous recueillons
Quand vous nous joignez par téléphone ou par SMS, nous recueillons : votre numéro de téléphone, votre nom, votre logement et votre immeuble, la langue que vous parlez, le contenu de votre demande (par exemple une fuite ou une panne), et, pour un appel, sa transcription et son enregistrement. Nous ne vous demandons pas de renseignements de santé, de finances ou de famille. Si vous en donnez, nous les gardons seulement s'ils sont nécessaires à votre demande.
3. Pourquoi nous les utilisons
Seulement pour traiter votre demande liée à votre logement, gérer les urgences (par exemple fuite de gaz ou inondation), assurer le suivi des réparations et de la communication avec vous. Nous ne vendons pas vos renseignements et ne les utilisons pas à des fins de publicité.
4. L'assistant virtuel
Au téléphone et par SMS, vous parlez d'abord à un assistant virtuel. Il ne prend aucune décision à la place de PLEXIA : il écoute, donne des informations générales sur l'immeuble, et crée un billet ou une alerte. Une personne de PLEXIA revoit chaque billet et chaque alerte. Vous pouvez demander à parler à une personne à tout moment.
5. Enregistrement des appels
Les appels sont enregistrés et transcrits pour traiter votre demande. Si vous préférez ne pas être enregistré, dites « personne » au début de l'appel : nous vous mettrons en communication avec l'équipe de PLEXIA.
6. Qui y a accès
Les personnes de PLEXIA qui en ont besoin pour traiter votre demande. Nous utilisons des services techniques pour recevoir les appels et les SMS, comprendre la parole, rédiger les réponses et conserver les billets. Ces services peuvent être situés hors du Québec, notamment aux États-Unis (téléphonie, assistant vocal, intelligence artificielle, tableurs en ligne). Avant d'y communiquer des renseignements, nous évaluons les risques et nous exigeons des protections contractuelles.
7. Combien de temps nous les gardons
- Conversations (transcriptions, SMS, enregistrements) : 90 jours.
- Billets de service : 24 mois.
- Alertes d'urgence : 12 mois.
- Votre fiche de locataire : pendant votre bail, puis au plus 90 jours après votre départ.
Ensuite, nous les détruisons ou les rendons anonymes.
8. Vos droits
Vous pouvez demander l'accès à vos renseignements, leur correction, leur suppression, ou retirer votre consentement à leur utilisation. Vous pouvez aussi obtenir une copie dans un format technologique courant. Nous répondons dans les 30 jours. Écrivez-nous à confidentialite@plexiaimmo.ca.
9. Incidents de confidentialité
Si un incident présente un risque de préjudice sérieux, nous avisons la Commission d'accès à l'information et les personnes touchées.
10. Plaintes
Si vous n'êtes pas satisfait de notre réponse, vous pouvez porter plainte à la Commission d'accès à l'information du Québec (cai.gouv.qc.ca).
11. Modifications
Nous pouvons mettre cette politique à jour. La date en haut indique la version en vigueur.
12. Formulaire de demande de rencontre (site web)
Si vous remplissez le formulaire du site, nous recueillons votre nom, votre courriel, votre ville et, si vous le souhaitez, votre téléphone, le type et le nombre approximatif de logements de votre immeuble, le moment où vous souhaiteriez commencer et votre message. Nous les utilisons seulement pour répondre à votre demande. Ils sont enregistrés dans une base de données hébergée au Canada et envoyés par courriel à l'équipe de PLEXIA. Les services techniques utilisés peuvent être situés hors du Québec. Nous les conservons 12 mois, puis nous les détruisons. Nous ne conservons pas votre adresse IP.